Stel, je hebt bedacht dat je professionele teksten wilt laten schrijven en je hebt via je netwerk, via Google of via een agentschap een copywriter gevonden. Dan komt meteen de volgende vraag: hoe maak je een goede briefing voor een copywriter? Grofweg zijn er 2 manieren: jij zet op papier wat er moet gebeuren, of de copywriter ondervraagt jou over je wensen. Lees dit blog en je weet welke manier het beste bij jou past.

Het doel van je tekst

Zoals elk project begint ook het briefen van een copywriter met het doel dat je nastreeft. De tekst is immers een middel om iets te bereiken. Dat kan van alles zijn. Meestal gaat het erom je doelgroep te informeren, inspireren en in beweging te krijgen. Met name dat laatste is belangrijk: wat wil je dat de lezer, luisteraar of kijker doet nadat hij of zij de tekst heeft gelezen, gehoord of gezien?

Wat is de call to action?

De reactie van de doelgroep noemen we de call to action. Op social media wil je misschien dat je post wordt gedeeld of dat erop wordt gereageerd. Op je site wil je bijvoorbeeld dat men meer informatie aanvraagt of een afspraak maakt. Dat men zich aanmeldt voor een nieuwsbrief of een whitepaper gaat downloaden. Heb je een webshop, dan wil je een zo vol mogelijk winkelmandje. Het is dus handig om vooraf de call to action te bepalen, zodat jouw copywriter daar rechtstreeks naartoe kan schrijven.

Copywriter gevonden? Hoe zorg je dat hij of zij schrijft wat je wilt?Vertel je verhaal

Een duidelijke briefing is belangrijk, maar verwar dat niet met een te beknopte briefing. Vertel je copywriter liever wat meer. Hij of zij filtert daar zelf wel uit wat relevant is. Er kunnen in jouw verhaal namelijk interessante elementen zitten om in de tekst te gebruiken. Zaken waarvan jij misschien denkt: is dat nou zo boeiend?

Juist bepaalde kleine details kunnen leuk zijn voor je doelgroep om te weten. Vertel dus gerust hoe het allemaal begon, welke droom je had met je onderneming. Welke tegenslagen en mislukkingen je had en hoe je die overwon. Tegenslagen en mislukkingen? Ja, want die geven je verhaal geloofwaardigheid. Een verhaal dat louter uit successen bestaat gelooft niemand.

Deel ook gerust rapporten, onderzoeken en whitepapers met je copywriter. Hij of zij kan hier snel doorheen scannen en mogelijk interessante onderwerpen meenemen in de tekst.

Maak mensen van vlees en bloed van je doelgroep

Breng je doelgroep tot leven

Cruciaal onderdeel van een briefing is de omschrijving van de doelgroep. Doelgroepen worden vaak feitelijk beschreven. In aantal, omvang en gemiddelde ordergrootte bijvoorbeeld. Dat is prima, maar vergeet niet dat het gewoon om mensen gaat. En dus om emoties. Probeer mensen van vlees en bloed te maken van je doelgroep. Wat zijn hun angsten? Waar worden ze gelukkig van? Met wie associëren ze zich graag? Jouw copywriter schrijft veel gerichter als hij of zij iemand voor zich kan zien.

Je kunt hiervoor persona’s gebruiken. Een persona is een archetype of karakterisering van een type klant of prospect. Met een persona canvas of format kun je aan de hand van een aantal categorieën een duidelijk beeld neerzetten van de persona’s die voor jou belangrijk zijn. De meeste merken werken met 3 tot 5 verschillende persona’s. Je copywriter kan je helpen deze persona’s te ontwikkelen.

Bepaal samen je tone of voice

Binnen elk bedrijf ontstaat vrijwel vanzelf een bepaalde tone of voice; een manier waarop je klanten aanspreekt. Deze toon ontstaat vanuit de manier waarop de leiding en collega’s met elkaar omgaan. Een basiskenmerk is bijvoorbeeld of je klanten met ‘u’ of met ‘je’ aanspreekt. Zo wordt de tone of voice in feite een onderdeel van je merkpersoonlijkheid en de merkbeleving van je klanten.

Misschien heb je jouw tone of voice al eens vastgelegd in een document. Daarin kun je bepalen of je in je teksten ‘wij’ gebruikt of altijd je merknaam. Of je informeel of formeel bent, serieus of grappig, vriendelijk of zakelijk. En of je als merk laagdrempelig of juist exclusief wilt overkomen.

Om te controleren of het taalniveau of leesbaarheidsniveau goed aansluit bij jouw doelgroep, kun je gebruik maken van de niveaus A1 tot en met C2. Het gemiddelde leesniveau in Nederland ligt op taalniveau B1. 40% van de bevolking begrijpt je als je in deze taal schrijft. Vaak wordt hiermee geen rekening gehouden, want 75% van de teksten ligt rond het niveau C1 en daarmee te hoog voor velen. Best belangrijk dus om dit in je tone of voice mee te nemen.

SEO-teksten

Worden je teksten online gebruikt? Dan houdt jouw copywriter rekening met Search Engine Optimization (SEO). Dat betekent dat de zoekwoorden die door jouw doelgroep worden gebruikt op de juiste plek terugkomen in de tekst. Eerste stap is dus om te bepalen welke zoekwoorden dat zijn. Er bestaan diverse tools waarmee je een zoekwoordenonderzoek kunt doen. Jouw copywriter kan je daarmee helpen.

Ook de lengte van de tekst speelt een rol bij SEO. Bij een blogpost scoort een langer blog van 1000 tot 1500 woorden goed bij Google. De zoekmachine kijkt namelijk

naar relevantie en gaat ervan uit dat er in een langere tekst meer bruikbare informatie staat.

Zorg dat je regelmatig iets nieuws te melden hebt

Ververs je teksten regelmatig

Een bedrijf, organisatie of merk dat stilstaat is niet aantrekkelijk. Mensen houden van beweging en dynamiek. Zorg dus dat je regelmatig iets nieuws te melden hebt. En af en toe iets regelrecht verrassends. Als je regelmatig je teksten ververst, scoor je ook beter in de zoekmachines.

Stel bijvoorbeeld een content kalender op, waarbij je afspreekt om wekelijks een blogpost, video of review te publiceren. Met zo’n kalender kun je voor een kwartaal of halfjaar vooruitplannen welke onderwerpen je wilt behandelen. Dat geeft rust binnen de organisatie. En met je copywriter kun je afspreken hoe hij of zij de informatie ontvangt en binnen welke formats er gewerkt wordt.

Een andere manier is om met verschillende landingspagina’s op je website te werken. Bijvoorbeeld een pagina specifiek gericht op upsell bij terugkerende klanten.

Een pagina gericht op het introduceren van nieuwe producten of diensten. Of een pagina met FAQ’s, waardoor medewerkers het minder druk hebben. Neem bovenstaande zaken dus meteen mee in je briefing.

Maak afspraken over het proces

Naast alle inhoudelijke zaken is het uiteraard ook slim om duidelijke afspraken te maken over het proces. Wanneer moet de tekst gereed zijn? Hoeveel personen gaan de tekst beoordelen en hoe communiceren zij hun feedback aan de copywriter? Hoeveel correctierondes zijn er? Moet de tekst nog gecorrigeerd worden op Nederlands? Kortom, bespreek wat de wederzijdse verwachtingen zijn en benoem het proces in de briefing. Dan is de kans op een tekst naar ieders tevredenheid het grootst.

Briefingformulier en checklist

Handig hulpmiddel bij het opstellen van een briefing voor jouw copywriter is een briefingsformulier of checklist. Hierin staan alle bovenstaande onderwerpen genoemd, zodat je zeker weet dat je niets mist. Vraag je copywriter of agentschap om zo’n formulier of checklist. Daar worden jij en je copywriter blij van.

Jij vertelt of je copywriter vraagt

Zit je krap in je tijd of vind je het lastig om op papier te zetten wat je precies van je copywriter wilt? Geen probleem. Een ervaren copywriter is ook een soort journalist en altijd heel nieuwsgierig naar wat jou drijft. Hij of zij vraagt je graag het hemd van het lijf, zodat alles wat nodig is om de tekst te kunnen schrijven aan bod komt.

Want een goede briefing levert niet alleen goede teksten op, het scheelt de copywriter tijd en jou dus geld. Met de tips uit dit blog zorg je er dus voor dat jouw

copywriter schrijft wat je wilt, binnen de tijd en je budget.

Dit is een blog van copywritercollective.com. Wij leveren al 20 jaar de beste Nederlandse copywriters. Klanten beoordelen ons met een 4.5 op Trustpilot en met 5 sterren bij Google Reviews. Bel nu en ontvang binnen 4 uur je offerte!